Documento público: todo lo que debes saber con 8 ejemplos.
Introducción.
En España, la regulación de los documentos públicos se encuentra principalmente en el Código Civil y la Ley del Notariado. El artículo 1216 del Código Civil establece qué se considera documento público y la Ley del Notariado (Ley 14/2000, de 29 de diciembre) regula la intervención de los notarios en la autorización de estos documentos, así como su conservación y la expedición de copias auténticas.
¿QUIERES ENTENDER QUÉ ES UN DOCUMENTO PÚBLICO?
En Legal Prime, te explicamos qué es un documento público, cómo se diferencia de los documentos privados y cuál es su importancia en el Derecho Civil. Con 6 ejemplos prácticos, te ayudamos a comprender este concepto clave de forma clara y sencilla. ¡Empieza gratis hoy mismo!
¿Qué es un documento público?
Un documento público es un tipo de documento que es emitido por una autoridad o funcionario público en el ejercicio de sus funciones, y que está destinado a ser accesible y confiable para el público en general. Este tipo de documentos goza de una presunción de autenticidad y veracidad debido a la intervención de la autoridad competente en su elaboración.
Los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste. También harán prueba contra los contratantes y sus causahabientes, en cuanto a las declaraciones que en ellos hubiesen hecho los primeros.
Asimismo, las copias de los documentos públicos de que exista matriz o protocolo, impugnadas por aquellos a quienes perjudiquen, sólo tendrán fuerza probatoria cuando hayan sido debidamente cotejadas. Si resultare alguna variante entre la matriz y la copia, se estará al contenido de la primera.
Veamos las principales características que todo documento público debe poseer.
- Emisión por autoridad competente: Los documentos públicos son elaborados, firmados y sellados por autoridades oficiales, como notarios, jueces, registradores, funcionarios gubernamentales, entre otros.
- Finalidad pública: Estos documentos están destinados a servir como prueba de ciertos actos, hechos o derechos, y son de interés general o colectivo. Los documentos públicos gozan de una presunción de autenticidad y veracidad. Esto significa que son aceptados como verdaderos y exactos, salvo que se demuestre lo contrario mediante pruebas en un procedimiento judicial.
- Accesibilidad: En muchos casos, los documentos públicos pueden ser consultados por cualquier persona interesada, ya sea por su relevancia legal, histórica, administrativa o social.
- Valor probatorio: Tienen una presunción de veracidad y autenticidad, lo que significa que son aceptados como prueba válida en procedimientos judiciales y administrativos, salvo que se demuestre lo contrario.
- Formalidades legales: Deben cumplir con ciertas formalidades establecidas por la ley. Esto puede incluir la firma y el sello de la autoridad competente, la fecha de emisión y la identificación clara del acto o hecho que documentan.
- Conservación y registro: Suelen ser conservados y registrados en archivos públicos oficiales, como registros civiles, mercantiles o registro de la propiedad. Esto garantiza su preservación y facilita su consulta y verificación.
Documento público notarial.
Podríamos decir que el documento público por excelencia o, al menos, el más común, es el documento público notarial, del cual veremos sus principales exigencias:
En todo caso, la autorización o intervención notarial del documento público electrónico ha de estar sujeta a las mismas garantías y requisitos que la de todo documento público notarial y producirá los mismos efectos. En consecuencia:
a) Con independencia del soporte electrónico, informático o digital en que se contenga el documento público notarial, el notario deberá dar fe de la identidad de los otorgantes, de que a su juicio tienen capacidad y legitimación, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes.
b) Los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, al igual que los autorizados sobre papel, gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes.
Documento público Vs Documento privado.
En el contexto jurídico, los documentos públicos y los documentos privados tienen diferencias significativas en cuanto a su elaboración, autenticidad, valor probatorio y formalidades.
Mientras que el documento público son redactados y autorizados por una autoridad o funcionario, los documentos privados son elaborados por los particulares.
Asimismo, los documentos privados carecen de la presunción de autenticidad y veracidad con la que cuentan los documentos públicos, debiendo ser probada su autenticidad y contenido en caso de litigio, además de necesitar ser corroborados por otros medios de prueba, por lo que su valor probatorio es más limitado que el de un documento público.
Otra diferencia es que los documentos privados no están sujetos a las mismas formalidades legales que los públicos, no obstante, deben cumplir unos requisitos básicos tales como la identificación de las partes y la firma.
Además, los documentos privados no necesitan ser registrados en registros públicos, aunque pueden ser conservados por las partes involucradas o en instituciones privadas.
A continuación os dejamos una pequeña tabla-resumen con estas principales diferencias.
| Característica | Documento Público | Documento Privado |
|---|---|---|
| Emisión | Autoridad o funcionario público | Particulares |
| Autenticidad | Presunción de autenticidad y veracidad | No tiene presunción de autenticidad |
| Valor probatorio | Alto valor probatorio | Valor probatorio limitado |
| Formalidades | Estrictas formalidades legales | Requisitos básicos de identificación |
| Conservación | Archivos y registros públicos | Conservados por las partes |
| Ejemplos | Escrituras notariales, actas del Registro Civil | Contratos privados, arrendamientos |
VI. Ejemplos prácticos.
Los documentos públicos son esenciales en diversos ámbitos de la sociedad, desde el jurídico hasta el administrativo, proporcionando una base confiable y segura para transacciones y actos oficiales. Existen varios tipos de documentos públicos, cada uno con funciones específicas que facilitan diferentes aspectos de la vida cotidiana y la gobernanza.
Ejemplo Nº 1: Escrituras Públicas.
Las escrituras públicas son documentos notariales que registran actos y contratos solemnes, como compraventas de inmuebles, hipotecas, testamentos y constituciones de sociedades. La intervención del notario asegura que las partes comprenden y consienten los términos del acto, proporcionando seguridad jurídica y previniendo futuros conflictos.
Por ejemplo, una escritura de compraventa de un inmueble garantiza que la transacción es legal y que el nuevo propietario tiene un título claro y verificable.
Ejemplo Nº 2: Actas Notariales.
Las actas notariales son documentos en los que el notario da fe de hechos que presencia o constata, como el otorgamiento de poderes, la constitución de depósitos o la realización de protestos de letras de cambio. Estas actas sirven como prueba de la ocurrencia de ciertos eventos, aportando claridad y seguridad en las transacciones y actos jurídicos.
Por ejemplo, un acta notarial de protesta de una letra de cambio es crucial para demostrar que un pago no fue realizado.
Ejemplo Nº 3: Certificaciones del Registro Civil.
Los documentos emitidos por el Registro Civil, como actas de nacimiento, matrimonio y defunción, son esenciales para acreditar el estado civil de las personas. Estos documentos son fundamentales para diversos trámites legales y administrativos, como la obtención de documentos de identidad, la realización de matrimonios civiles y la tramitación de herencias.
Una acta de nacimiento, por ejemplo, es necesaria para inscribir a un niño en la escuela o para obtener un pasaporte.
Ejemplo nº 4: Sentencias Judiciales.
Las sentencias judiciales son resoluciones emitidas por jueces o tribunales que ponen fin a un proceso judicial, determinando los derechos y obligaciones de las partes implicadas. Estas decisiones son documentos públicos que deben ser respetados y cumplidos, garantizando la aplicación de la justicia y la resolución de conflictos.
Una sentencia de divorcio, por ejemplo, establece los términos de la separación y las responsabilidades de cada parte.
Ejemplo Nº 5: Licencias y Permisos Administrativos.
Las licencias y permisos emitidos por autoridades administrativas permiten a los ciudadanos y empresas realizar ciertas actividades, como construir, operar un negocio o utilizar recursos naturales. Estos documentos son fundamentales para el orden y la regulación de actividades económicas y sociales, asegurando que se cumplen las normativas vigentes.
Una licencia de construcción, por ejemplo, garantiza que una edificación cumple con los estándares de seguridad y urbanismo.
Ejemplo Nº 6:Certificados de antecedentes penales.
Emitidos por las autoridades judiciales, acreditan la inexistencia de antecedentes penales.
Conclusiones.
En el presente artículo hemos conocido un poco más en profundidad en qué consiste un documento público, qué es y que requisitos debe de cumplir. Asimismo, hemos visto que diferencias existen entre un documento público y privado, las cuales se deben de tener muy en cuenta a la hora de optar entre uno o otro.
Los documentos públicos en España son esenciales para garantizar la seguridad jurídica de numerosos actos y transacciones, proporcionando una base sólida y confiable que facilita la verificación y el cumplimiento de la legalidad.
Espero que os haya parecido interesante, ¡nos vemos en el próximo artículo!
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