¿Qué son los libros de comercio? ¿Cuáles son obligatorios para las sociedades mercantiles? ¿Cómo se lleva a cabo la legalización de los libros de comercio? ¿Por qué son tan importantes en una estructura societaria?

Si estas estudiando derecho, y te apasiona el derecho mercantil, o bien, si eres un empresario y tienes que manejar de primera mano la empresa, entonces te interesa conocer que son los libros de comercio, ya que se tratan de una base para el correcto funcionamiento de una sociedad mercantil.

A continuación, en una lectura de tan solo 5 minutos voy a explicarte todo lo que necesitas saber sobre los libros de comercia, cuales son obligatorio y como legalizarlos, asi como porque debes llevarlos correctamente, y por si no fuera poco,  terminare con un enfoque practico mediante distintos ejemplos.

Si aun sigues interesado no esperes ni un momento, aprenderás todo aquello que necesitas sobre este concepto. ¡Te espero al final! donde ya conocerás las herramientas clave para la gestión empresarial.

¿Qué son los libros de comercio?

Los libros de comercio son aquellos libros de registro contable y administrativo que la ley exige llevar a los empresarios, en los cuales tendrán que registrar sus operaciones comerciales y algunas decisiones tomadas en la Junta General.

Los libros de comercio tienen como finalidad registrar la contabilidad empresarial, reflejando la realidad económica de la empresa, y recogiendo los acuerdos societarios. De este modo garantizan trasparencias y exactitud, siendo un elemento clave para tomar decisiones o como prueba judicial.

A los libros de comercio, también se les conoce como libros contables, y son parte de la contabilidad formal de una sociedad, y se encuentran regulados en los artículos 25 y siguientes del Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio, indicando que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.”

¿Cuáles son los libros de comercio obligatorios?

El Código de Comercio establece unos libros contables que son obligatorios para los empresarios, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y el Libro Diario, y se recomienda llevar también un Libro Mayor. Hay una serie de libros mercantiles que no son  siempre obligatorios, como son el Libro de Actas o el Libro de Registro de Socios. Y por último, en el caso que corresponda, se tienen que llevar los Libros de IVA.

1. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se trata de un libro contable que se abre con el registro del balance inicial de la empresa, y como mínimo una vez cada tres meses se registran en este libro del comercio los balances de comprobación con sumas y saldos, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
2. Libro Diario: es un libro contable que se encarga de registrar día a día de manera cronológica todas las operaciones que se llevan a cabo en el marco de la actividad empresarial. Este libro se elabora anualmente correspondiendo con el ejercicio anual de la empresa. Asi mismo, se permite que se anoten de forma conjunta el total de las operaciones, siempre que aparezcan registrados en otros libros según su naturaleza, y cuando no sea por un periodo que exceda del trimestre.
3. Libro Mayor: este libro no es obligatorio puesto que recoge la misma información que el Libro Diario.
4. Libro de Actas: en este libro de comercio se recogen todos los acuerdos que se toman en los Juntas Generales de la sociedad, y, en los órganos de administración. Se trata de un libro especial que es obligatorio solo para determinadas sociedades.
5. Libro de Registro de Socios, de la Sociedad o de Acciones Nominativas: es un libro que no es obligatorio para todas la sociedades, y en él se recoge la identidad de los socios titulares de las participaciones y acciones, asi como los movimientos que realizan estas. La Sociedad Limitada tiene el Libro de registro de Socios, la Sociedad Limitada Unipersonal el Libro de registro de la Sociedad, y la Sociedad Anónima el Libro de registro de Acciones Nominativas.
6. Libros de IVA: aquellas empresas que estas sujetas al IVA, y por tanto tienen la obligación de declararlo, tienen que llevar el registro del libro de facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de operaciones intracomunitarias.

¿Cómo se legalizan los libros de comercio?

Los empresarios tienen la obligación de legalizar sus libros de comercio en concordancia con lo regulado tanto en el Código de Comercio como en el Reglamento del Registro Mercantil.

El empresario tiene la obligación de legalizar los libros de comercio, es decir, tiene que presentarlos en formato electrónico y por vía telemática (esto ocurre desde 2014)  ante el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa.

Los libros contables (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y el Libro Diario) tienen que elaborarse en los tres meses posteriores al cierre del ejercicio social y presentarle en el plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio.  En cambio, los libros mercantiles (el Libro de Actas o el Libro de Registro de Socios) deben legalizarse telemáticamente de forma anual.

Los empresarios tienen la obligación de conservar los libros de comercio por un periodo de seis años desde que se realizó el ultimo asiento en el libro, salvo que se disponga otra cosa en una norma. Incluso si cesan su actividad, o si fallecen que deberán llevarlo a cabo sus herederos.

¿Cómo se lleva a cabo la exhibición de los libros de comercio?

Los libros de comercio son secretos, pero puede llevarse a cabo, de oficio o a instancia de parte, su comunicación, siempre y cuando se den algunas de las siguientes situaciones:

• Sucesión universal
• Suspensión de pagos
• Quiebra
• Liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles
• Expedientes de regulación de empleo
• Cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo
• El propietario de los libros tenga o un interés, o alguna responsabilidad en el procedimiento.

La exhibición de los libros de comercio se levará a cabo en el establecimiento del empresario, siempre estando este presente y adoptando las medidas necesarias para su conservación y custodia.

Es por ello que los libros de comercio tienen valor probatorio siempre y cuando se lleven regularmente. El valor probatorio de los libros de comercio será apreciado motivadamente por los tribunales conforme a las reglas de derecho conforme al artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Ejemplos

Ejemplo 1

La cadena “Moda Joven S.L.” gestiona varias tiendas de ropa y utiliza el Libro Diario para registrar diariamente las operaciones en cada sucursal. Por ejemplo, el 3 de marzo se documentaron las ventas de la tienda de Salamanca, que incluyeron 15 prendas de temporada por un importe de 1.200 €, mientras que se registró el pago de 300 € a un proveedor local por el envío de nuevas camisas. Este uso de los libros de comercio permite supervisar la rentabilidad de cada tienda y detectar irregularidades, como un posible desajuste en el inventario.

Ejemplo 2

“Consultores Globales S.A.” presta asesoramiento financiero a pymes. Cada año, elabora su Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. En el inventario inicial de 2023, incluyó activos como ordenadores y licencias de software por valor de 15.000 €, y pasivos como un préstamo bancario pendiente de 10.000 €. Durante el ejercicio, la empresa registró ingresos de 200.000 € por servicios prestados y gastos de 50.000 € en salarios. Al finalizar el año, el balance reflejó un aumento en el patrimonio neto. Gracias a estos libros de comercio, “Consultores Globales S.A.” cumplió con sus obligaciones fiscales y mejoró su relación con los inversores al presentar cuentas claras y fiables.

Ejemplo 3

“Innovatech SL”, una startup especializada en inteligencia artificial, celebra reuniones trimestrales entre sus socios para decidir aspectos clave del negocio. En el Libro de Actas, se recogió el acuerdo alcanzado el 15 de julio de 2024 para ampliar el capital social en 50.000 € con el objetivo de financiar un nuevo proyecto. Durante una inspección fiscal, las autoridades solicitaron verificar este acuerdo. El uso adecuado de los libros de comercio permitió a “Innovatech SL” demostrar la validez de sus decisiones y evitar sanciones administrativas.

Conclusión

¡Enhorabuena! Has terminado de leer este artículo jurídico sobre los libros de comercio y eso quiere decir, que ahora conoces este concepto, y por ende, has dado un paso más en tu estudio sobre el derecho mercantil, o bien, tienes mayores conocimientos para la gestión de tu propia empresa.

Como conclusión, en este artículo hemos podido ver que los libros de comercio son esos registros de la información más valiosa de una empresa, donde se recoge todo aquello que refleja el estado económico de la empresa. Además, hay una serie de libros que son obligatorios para la empresa, y todos ellos deben legalizarse. Esto es lo que hemos visto a lo largo de la lectura, y es la esencia para aprender que son los libros de comercio.

Es por ello que ahora tienes la respuesta a las preguntas que nos hicimos al inicio, y por tanto nuevos conocimientos jurídicos que te acercan un paso más a tus objetivos.

Gracias por confiar en mí para aclarar tus dudas. Si necesitas más información sobre este u otros temas legales, no dudes en contactarme. ¡Nos vemos en el próximo artículo jurídico!